INVERSI.ID – Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah (Kemendikdasmen) memastikan layanan administratif bagi murid-murid terdampak bencana di Aceh, Sumatra Utara (Sumut), dan Sumatra Barat (Sumbar) tetap berjalan tanpa hambatan, terutama terkait dokumen pendidikan yang rusak atau hilang akibat banjir dan longsor. Kebijakan khusus ini diambil sebagai langkah cepat pemerintah untuk menjamin bahwa hak pendidikan setiap murid terlindungi meski berada dalam kondisi darurat.
Sekretaris Jenderal Kemendikdasmen Suharti menyampaikan bahwa pemerintah memiliki tanggung jawab besar untuk memberikan perlindungan administratif bagi murid, khususnya ketika bencana memaksa banyak keluarga kehilangan dokumen penting yang berdampak langsung pada proses pendidikan.
“Bencana di Aceh, Sumatra Utara, dan Sumatra Barat telah berdampak besar pada banyak keluarga. Kehilangan dokumen pendidikan tidak boleh menjadi hambatan bagi masa depan murid. Kemendikdasmen memastikan bahwa seluruh proses penerbitan ulang, penggantian, dan pengesahan dokumen akan dilakukan secara mudah, cepat, dan tetap sesuai regulasi,” kata Suharti.
Ia menegaskan bahwa pemerintah daerah melalui dinas pendidikan masing-masing telah diminta untuk membuka layanan khusus yang mempermudah masyarakat dalam proses verifikasi. Pendampingan penuh juga diberikan agar murid dan orang tua tidak kebingungan dalam mengurus kembali dokumen yang hilang.
“Prinsip kami adalah cepat, akurat, dan legal. Kami juga memberikan apresiasi kepada para kepala sekolah, guru, tenaga administrasi, serta para petugas dinas yang tetap melayani masyarakat meskipun mereka juga terdampak bencana,” ujarnya.
Situasi bencana yang melanda sebagian wilayah Aceh, Sumut, dan Sumbar memang menyebabkan kerusakan besar pada fasilitas pendidikan maupun dokumen-dokumen siswa. Karena itu, pemerintah menekankan agar setiap satuan pendidikan segera mengaktifkan mekanisme layanan darurat demi mempercepat proses pemulihan administrasi.
Prosedur Penggantian Dokumen Mengacu pada Regulasi Terbaru
Dalam penjelasannya, Suharti menyebutkan bahwa proses penerbitan ulang ijazah dan transkrip nilai sepenuhnya mengacu pada Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024. Regulasi ini mengatur secara rinci mekanisme penerbitan ulang apabila dokumen asli rusak atau hilang akibat bencana.
Berdasarkan ketentuan tersebut, dokumen bertanda tangan basah yang rusak atau hilang dapat diterbitkan ulang menggunakan hasil pindai dokumen yang wajib disimpan oleh satuan pendidikan. Ketentuan penyimpanan arsip digital ini tercantum dalam pasal 8 sehingga pihak sekolah bertanggung jawab menjaga keamanan data para siswa.
Untuk dokumen bertanda tangan elektronik, penerbitan ulang dilakukan ketika file elektronik tersebut juga hilang atau tidak dapat diakses. Suharti menegaskan bahwa prosesnya tetap menggunakan nomor ijazah nasional yang sama. Dokumen baru juga harus dilengkapi keterangan bahwa ia merupakan hasil penerbitan ulang dan wajib disahkan oleh kepala satuan pendidikan yang sedang menjabat pada saat proses tersebut dilakukan.
Baca Juga :
“Jika satuan pendidikan tidak dapat beroperasi atau terdampak secara fisik, pelayanan beralih kepada dinas pendidikan kabupaten/kota atau provinsi sesuai kewenangan, dan dalam kondisi tertentu dapat dilakukan langsung oleh kementerian. Format ijazah dan transkrip nilai hasil penerbitan ulang wajib menggunakan format resmi dalam lampiran Permendikburistek Nomor 58 Tahun 2024,” ujar Suharti.
Selain itu, pemerintah juga memberikan fleksibilitas bagi masyarakat yang kehilangan ijazah lama, khususnya yang diterbitkan sebelum Tahun Ajaran 2024/2025. Dalam kasus seperti itu, pemohon dapat mengajukan surat keterangan pengganti ijazah yang memiliki kekuatan hukum setara dengan ijazah asli. Dokumen pengganti ini bisa diterbitkan oleh satuan pendidikan atau dinas pendidikan apabila sekolah asal sudah tidak beroperasi.
Surat keterangan pengganti memuat identitas peserta didik, nomor ijazah bila diketahui, serta tahun penerbitan. Prosedur ini menjadi solusi penting bagi warga yang kehilangan seluruh dokumen akibat bencana dan tidak memiliki salinan sama sekali.
Sementara itu, untuk kasus ijazah rusak, satuan pendidikan diwajibkan memusnahkan dokumen asli sebelum menerbitkan penggantinya. Ketentuan ini dibuat untuk memastikan bahwa tidak ada duplikasi dokumen yang dapat menimbulkan masalah legalitas di kemudian hari.
Fotokopi ijazah juga dapat disahkan ulang oleh satuan pendidikan atau dinas pendidikan sebagaimana diatur dalam pasal 17 dan pasal 24. Hal ini memudahkan masyarakat yang masih memiliki salinan, meski dokumen asli hilang. Mekanisme pengesahan ulang tersebut sangat penting terutama bagi siswa yang sedang mengurus pendaftaran sekolah, beasiswa, atau persyaratan kerja.
Pendataan Murid Terdampak dan Penguatan Layanan Digital
Untuk menjamin seluruh proses berjalan efektif, Kemendikdasmen juga melakukan koordinasi intensif dengan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota yang terdampak. Pendataan lengkap mengenai jumlah murid yang kehilangan dokumen, status kerusakan satuan pendidikan, ketersediaan arsip digital, hingga kesiapan teknis menjadi langkah awal sebelum menerbitkan dokumen pengganti.
“Kemendikdasmen akan terus berkoordinasi dengan dinas pendidikan provinsi dan kabupaten/kota terdampak untuk melakukan pendataan lengkap terkait jumlah murid yang kehilangan dokumen, kondisi satuan pendidikan, ketersediaan arsip digital, serta kesiapan teknis untuk proses penerbitan ulang. Pendataan ini dilaksanakan bersamaan dengan pendampingan lapangan guna memastikan bahwa setiap pengajuan dapat diproses secara cepat, tepat, dan tetap memenuhi prinsip validitas, akurasi, dan legalitas dokumen sebagaimana diatur dalam peraturan,” ungkap Suharti.
Dengan banyaknya satuan pendidikan yang terdampak fisik, pendataan menjadi kunci untuk mempercepat langkah pemulihan. Data yang akurat akan membantu kementerian menentukan wilayah mana yang membutuhkan intervensi segera, termasuk pelibatan bantuan pusat bila dinas pendidikan daerah tidak dapat beroperasi optimal.
Kemendikdasmen juga membuka beberapa kanal layanan dan jalur pengaduan berbasis digital guna mempermudah masyarakat. Dengan cara ini, pelaporan kehilangan dokumen bisa dilakukan lebih cepat, terutama bagi warga yang akses fisiknya masih terhambat akibat bencana.
Masyarakat dapat mengajukan permohonan lewat satuan pendidikan jika masih beroperasi atau melalui dinas pendidikan kabupaten/kota maupun provinsi. Pemerintah mendorong warga untuk melampirkan dokumen pendukung apa pun yang masih tersisa, mulai dari fotokopi hingga salinan digital, agar proses verifikasi dapat dipercepat.
Suharti menegaskan bahwa layanan penggantian dokumen merupakan bagian dari upaya pemerintah memastikan tidak ada murid yang kehilangan kesempatan belajar akibat kendala administratif. Di tengah situasi bencana yang sulit, percepatan layanan ini menjadi bagian dari pemulihan pendidikan yang harus segera dilakukan.
